KI-Lösungen · KI-Telefonassistent

KI-Telefonassistent: Kein Anruf bleibt mehr liegen.

Der KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf sofort an — rund um die Uhr, mit natürlicher Stimme. Er versteht das Anliegen, vereinbart Termine, nimmt Rezeptwünsche und Nachrichten auf, erkennt Notfälle und stellt bei Bedarf durch. Individuell auf Ihre Praxis oder Ihr Unternehmen einstellbar.

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Jeder Anruf wird angenommenSofort, ohne Warteschleife — auch außerhalb der Sprechzeiten.

Natürliche StimmeProfessioneller Klang statt Roboterstimme — mehrere Stimmen wählbar.

Notfälle werden erkanntErkennt medizinische Notfälle und stellt sofort durch.

DSGVO-konform in DeutschlandVerarbeitung in Deutschland — Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Das Problem

Jeder verpasste Anruf ist ein verlorener Patient — oder Kunde.

Das Telefon klingelt ununterbrochen, das Team ist am Limit — und trotzdem bleibt vieles liegen: Anrufe in Stoßzeiten, in der Mittagspause, außerhalb der Sprechzeiten. Wer in der Warteschleife hängt, legt auf.

Der KI-Telefonassistent fängt genau das ab: Er nimmt jeden Anruf sofort an, klärt das Anliegen, erledigt Routineaufgaben selbstständig und leitet nur weiter, was wirklich einen Menschen braucht — dokumentiert und nachvollziehbar.

Was er kann

Was der KI-Telefonassistent kann

Von der Anrufannahme über die Terminvergabe bis zur Notfallerkennung — alles im natürlichen Gesprächsfluss.

Anrufe sofort annehmen

Nimmt jeden Anruf sofort an — kein Besetztzeichen, keine Warteschleife, auch außerhalb der Sprechzeiten.

Natürliche Stimme

Professionelle, natürliche Stimme statt Roboterklang — mehrere Stimmen zur Auswahl.

Anliegen erkennen & zuordnen

Ordnet das Anliegen automatisch zu: Terminwunsch, Terminabsage, Rezeptbestellung, Überweisung, Arbeitsunfall oder Nachricht.

Daten strukturiert erfassen

Erfasst Name, Geburtsdatum, Versicherungsart (privat/gesetzlich) und Rückrufnummer — freundlich im Gespräch. Termin für Angehörige? Fragt gezielt nach den Patientendaten.

Arztwahl per Sprache

Liest bis zu fünf Ärzte Ihrer Praxis vor — der Anrufer spricht einfach rein (Barge-in), ohne auf das Ende zu warten.

Notfallerkennung & Sofort-Durchstellung

Erkennt medizinische Notfälle (z. B. Herzinfarkt, Schlaganfall, starke Blutung) und stellt in den Sprechzeiten sofort auf die Notfall-Durchwahl durch — außerhalb mit klarem Verweis auf den Notruf 112.

Öffnungszeiten & Feiertage

Kennt Sprechzeiten, Mittagspause und Urlaub — gesetzliche Feiertage je Bundesland automatisch.

Fragt höflich nach

Bleibt bei Unklarheiten freundlich nach — z. B. beim Geburtsjahr — statt falsch zu raten.

Vollständige Dokumentation

Jedes Gespräch mit Wort-für-Wort-Transkript und Original-Audioaufnahme — auf Wunsch automatisch per E-Mail.

Mehrsprachig auf Wunsch

Deutsch ist immer aktiv. Auf Wunsch binden wir weitere Sprachen ein (u. a. Englisch, Türkisch, Arabisch, Russisch, Polnisch, Französisch) — der Anrufer wechselt nach der Begrüßung per Tastendruck. Die Auswertung erscheint dabei immer auf Deutsch — unabhängig von der Gesprächssprache.

Für beides einstellbar

Ob Arztpraxis oder Unternehmen — passgenau konfiguriert

Denselben Assistenten stellen wir individuell auf Ihren Einsatz ein.

In der Arztpraxis

Entlastung für die Rezeption

Termine vergeben, verschieben und absagen
Rezept- und Überweisungswünsche aufnehmen
Arbeitsunfälle strukturiert erfassen
Notfälle erkennen und sofort durchstellen
Arztwahl per Sprache

Im Unternehmen

Erreichbarkeit ohne Lücken

Kundenanrufe annehmen und Auskünfte geben
Anliegen qualifizieren und an die richtige Abteilung durchstellen
Rückrufe organisieren und Nachrichten festhalten
Erreichbarkeit auch außerhalb der Geschäftszeiten

Anrufzentrale

Alle Anliegen im Web-Interface — schneller als am Telefon

Jeder Anruf landet strukturiert im Web-Interface der Software. Ihr Team arbeitet alle Anliegen dort gebündelt ab — in einer Geschwindigkeit, die man am Telefon nie erreichen würde. Ein 5-minütiges Telefonat ist über das Web-Interface in 5–10 Sekunden erledigt.

Alle Anrufe direkt im Web-Interface abarbeiten — deutlich schneller, als jedes Anliegen einzeln am Telefon zu klären
Kategorien, Filter und Farbmarkierungen für den schnellen Überblick
Erledigt-Status pro Anruf — nichts geht unter
Eigene Notiz-Textbausteine per Klick einfügen
Privat oder Kasse auf einen Blick erkennbar
Rückruf per Klick: Telefonnummer anklicken → Ihre Telefonanlage wählt (TAPI/Softphone)
Zu jedem Gespräch das vollständige Transkript und die Original-Audioaufnahme
Auf Wunsch wird jeder Anruf automatisch per E-Mail weitergeleitet — mit Transkript und Audio

Was ihn besonders macht

Sicher, seriös, unter Ihrer Kontrolle

Kein Plauder-Bot, sondern ein zuverlässiger Assistent nach Ihren Regeln — mit Datenschutz an erster Stelle.

Datenschutz konsequent

Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform in Deutschland; Ihre Patientendaten werden nicht an Dritte weitergegeben.

DSGVO-konform

Der Hinweis auf die Gesprächsaufzeichnung erfolgt direkt in der Begrüßung.

Sicherheit eingebaut

Schutzmechanismen mit automatischen Sperren bei Angriffsversuchen.

Individuell pro Praxis

Begrüßung, Stimme, Ärzte, Fragen und Notfall-Verhalten sind frei konfigurierbar.

Mehrere Gespräche gleichzeitig

Der Assistent nimmt beliebig viele Anrufe parallel an — niemand wartet.

Feste Regeln statt Plauder-KI

Der Assistent sagt nur, was Ihre Praxis freigegeben hat — keine erfundenen Antworten.

Ablauf

So kommt der KI-Telefonassistent zu Ihnen

Von der ersten Idee bis zum laufenden Betrieb — in vier Schritten, ohne Aufwand für Sie.

Gespräch & Konzept

Wir nehmen Ihre Abläufe, Ärzte, Öffnungszeiten und Notfall-Regeln auf.

Einrichtung & Anbindung

Wir konfigurieren den Assistenten (Begrüßung, Stimme, Fragen) und binden ihn an Ihre Telefonanlage an.

Testbetrieb

Sie testen in Ruhe — wir justieren Stimme, Formulierungen und Abläufe gemeinsam nach.

Live & Betreuung

Der Assistent geht in Betrieb. Wir werten aus und optimieren laufend.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten

Antworten zu Datenschutz, Notfällen, Telefonanlage und Sprachen.

Wo werden die Daten verarbeitet — ist das DSGVO-konform?

Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform in Deutschland; Ihre Patientendaten werden nicht an Dritte weitergegeben. Der Hinweis auf die Aufzeichnung erfolgt direkt in der Begrüßung.

Erkennt der Assistent medizinische Notfälle?

Ja. Er erkennt typische Notfälle wie Herzinfarkt, Schlaganfall oder starke Blutungen und stellt innerhalb der Sprechzeiten sofort auf die Notfall-Durchwahl durch. Außerhalb der Sprechzeiten verweist er klar auf den Notruf 112.

Funktioniert der Assistent mit unserer Telefonanlage?

In der Regel ja — er lässt sich an gängige Telefonanlagen und VoIP-Systeme anbinden (z. B. Yeastar). Rückrufe erledigen Sie per Klick: Nummer anklicken, Ihre Telefonanlage wählt (TAPI/Softphone).

Kann der Assistent mehrsprachig sprechen?

Ja, auf Wunsch. Deutsch ist immer aktiv; zusätzlich binden wir weitere Sprachen ein — z. B. Englisch, Türkisch, Arabisch, Russisch, Polnisch, Ukrainisch, Französisch, Spanisch und Italienisch. Nach der deutschen Begrüßung wechselt der Anrufer per Tastendruck in seine Sprache. Die Dokumentation wird dabei immer auf Deutsch angezeigt — egal, in welcher Sprache das Gespräch geführt wurde.

Merkt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?

Der Assistent spricht mit natürlicher Stimme, und die Aufzeichnung wird in der Begrüßung transparent angesagt. Bei Bedarf stellt er jederzeit an eine echte Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter durch.

Was passiert, wenn die KI etwas nicht versteht?

Dann fragt sie höflich nach (z. B. beim Geburtsjahr), statt falsch zu raten. Kommt sie nicht weiter, nimmt sie eine Nachricht oder einen Rückrufwunsch auf oder stellt durch. Grundsätzlich gilt: Der Assistent sagt nur, was Ihre Praxis freigegeben hat.

KI-Telefonassistent

Lassen Sie kein Gespräch mehr verloren gehen.

Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie der KI-Telefonassistent in Ihrer Praxis oder Ihrem Unternehmen arbeitet — und richten ihn passend zu Ihren Abläufen ein.

Demo anfragen 02151 5355745